Come chiedere assistenza senza fare la figura della scimmia

Come evitare di fare la figura della scimmia con il tecnico

Dottore chiami un dottore!

Tanto al telefono, quanto via email o chat, quando si contatta un centro di assistenza tecnica, la corretta esposizione del problema è fondamentale affinché si arrivi alla risoluzione dello stesso.

È altrettanto vero, però, che a volte è difficile trovare le parole giuste e che il tutto finisce con l’essere condensato in un perentorio: “Non me funziona un cazzo!”. Un atteggiamento, questo, che di certo non permette a chi è dall’altra parte di fornirci l’aiuto di cui abbiamo bisogno.

È in ragione di queste dinamiche che, all’interno del presente articolo, intendo definire 7 semplici regole da rispettare nel corso di una telefonata all’assistenza tecnica.

Allacciate le cinture…

Voglia di chiarezza e capacità di immedesimazione

Prima di cominciare, permettetemi di mostrarvi una chicca che ho ripescato da YouTube…

Se ho scelto questo personaggio di Corrado Guzzanti è perché, così come ci sono individui che non si sanno spiegare, esistono tecnici che proprio non riescono a non usare “l’informatichese.

Quando il linguaggio non è comprensibile ad entrambi, per andare in confusione ci vuole un attimo e creare inutili attriti è estremamente semplice. Per questo è bene che, tanto da una parte quanto dall’altra, ci siano voglia di chiarezza e grande capacità di immedesimazione.

Io non sono un tecnico vero e proprio, ma mi capita spesso di essere contattato da amici e conoscenti per consigli, dritte o per risolvere qualche problema: l’ignoranza è tanta, ma è anche vero che il computer è uno strumento giovane e che è quindi necessario essere comprensivi.

Le 7 regole che ora vedremo viaggiano proprio in questa direzione.

1. Scegliere il momento giusto

Ogni volta che deciderete di contattare un certo di assistenza tecnica, ricordatevi che il momento migliore per farlo sarà durante la manifestazione del problema.

Questo perché averlo davanti agli occhi vi permetterà riferire all’operatore ogni informazione per lui rilevante, nonché di eseguire in tempo reale quanto vi chiederà di fare.

2. Raccogliere il materiale necessario

Che si tratti di contratti o di altro tipo di documentazione, prima di mettersi al telefono è bene raccogliere tutto il materiale cartaceo e non del quale si è in possesso.

Se, ad esempio, il problema riguarda il vostro gestore telefonico, tenete a portata di mano il contratto che avete firmato, in quanto contiene le caratteristiche del servizio da voi acquistato.

Se invece è un software o una periferica hardware a dare problemi, recuperate i manuali d’uso e gli eventuali CD di installazione, nonché la fattura o lo scontrino attestante l’acquisto.

3. Presentarsi

Premesso che la buona educazione non guasta mai, non appena il tecnico risponderà alla vostra chiamata, presentatevi indicando nome, cognome e la città dalla quale state chiamando.

Ricordatevi che non siete gli unici clienti e che, per quanto possiate sentirvi importanti e unici nel vostro genere, per l’azienda di vostro interesse siete soltanto un numero di pratica.

Fornendo pochi dati anagrafici, dunque, metterete il vostro interlocutore nella condizione di poter tracciare un primo profilo, facilitandogli in modo significativo il lavoro.

4. Parlare in italiano

Quando arriverà il vostro turno, è altamente probabile che il tecnico con il quale parlerete non sia delle vostre parti e non sia in grado, quindi, di comprendere eventuali espressioni dialettali.

Il consiglio che vi do, dunque, è quello di parlare in italiano. L’uso della nostra splendida lingua, infatti, è un sentiero sicuro verso la risoluzione del problema.

Se poi risultasse necessario ricorrere all’utilizzo di termini in lingua inglese, e questa non è tra le vostre “skills”, pronunciate le parole così come sono scritte: chi vi ascolta si farà forse una risata, ma almeno capirà perfettamente di cosa state parlando.

5. Mantenere la calma

Fidatevi: non avete idea dei modi in cui un tecnico può vendicarsi di un cliente “poco simpatico”… Indi per cui, è meglio non mettersi a fare gli arroganti e i supponenti.

Il fatto che l’operatore sia pagato per ascoltarvi non vi autorizza a sbraitare come dei cani rabbiosi, né tantomeno ad insultare o minacciare.

Siate pacati e tutto si risolverà per il meglio.

6. Essere collaborativi

Se saprete esporre il problema in modo chiaro alla vostra guida telefonica, questa vi chiederà quasi sicuramente di effettuare dei test o alcuni controlli.

Mi raccomando: fate sempre quello che vi verrà chiesto, evitando di sollevare inutili questioni.

Nessuno vuole farvi perdere tempo, quindi seguite alla lettere le istruzioni che vi verranno dettate e comunicate il risultato ottenuto.

7. Congedarsi e ringraziare

Al termine della telefonata, congedatevi cordialmente e ringraziante per l’aiuto che avete ricevuto, specie se il problema è stato risolto con successo.

Un operatore, prima di essere tale, è una persona fatta di carne e sangue e a tutti fa piacere sentire che il proprio lavoro è stato apprezzato.

Rispetto e collaborazione non sono un optional

In generale, ricordate sempre e comunque che dall’altra parte del telefono c’è qualcuno che sta lavorando e che non ha alcun interesse nel farvi perdere tempo o nel perderne.

È vero che le mele marce sono ovunque, ma il soddisfare le richieste del cliente è l’obiettivo primario della maggior parte di coloro che passano la giornata a rispondere al telefono.

Rispetto e collaborazione: sono questi gli elementi che rendono la comunicazione efficace.

Non dimenticatelo mai.

Alla prossima!


Se ti è piaciuto questo post, aiutami a condividerlo sui Social Network e iscriviti alla newsletter!

Come chiedere assistenza senza fare la figura della scimmia
5 (100%) 12 votes
bennaker
Seguimi

bennaker

34 anni portati splendidamente. Egotista. Croccante fuori e morbido dentro. Scusate se sono stronzo, ma avete cominciato prima voi.
bennaker
Seguimi

Potrebbero interessarti anche...