Da una birra in 3 a una cena in 30: come è nato il [NOME EVENTO]

Fare bene l’online fa bene all’offline

Aprire un blog, iscriversi a un Social, creare un ecommerce. Per quanto diverse, tutte queste attività digitali hanno in comune il medesimo obiettivo: produrre uno o più risultati sul piano reale, generando qualcosa che si possa toccare.

Se si considerano tutte le possibilità, gli eventi a tema Digital rappresentano l’apice del connubio tra lavoro online e risultato offline, in quanto permettono l’incontro tra persone spesso collegate tra loro solo attraverso il mezzo digitale.

È a partire da questa semplice considerazione e dalla voglia di far incontrare i manovali del mondo digitale che, durante una banalissima birra tra amici, è nata l’idea del [NOME EVENTO].

Io, Luca e Enrico di Widen Agency, dopo aver partecipato a molti degli eventi che ogni anno interessano il settore, abbiamo voluto proporre qualcosa di nostro, ma che si distinguesse dal resto per il suo essere ad uso e consumo degli altri.

Un’occasione nella quale esperti Digital Marketer e wannnabe potessero sedersi allo stesso tavolo e confrontarsi in un clima di totale parità, ognuno mosso dall’idea che la propria esperienza potesse essere fonte di ispirazione per l’altro.

Accantonato il classico set da eventi, fatto di palchi, relatori e slide, il [NOME EVENTO] ha quindi assunto le fattezze di quella che potremmo quasi definire la classica serata tra smanettoni, dove il racconto dell’ultimo esperimento fatto su Google Ads è seguito da un sorso di birra e un mozzico al panino.

A rendere speciale il [NOME EVENTO], il fatto che quel venerdì 6 luglio all’Ostè – Birra e Cucina di Roma i sorsi e i mozzichi non fossero i soliti tre, sei o otto. Ma trenta.

E questo ha fatto tutta la differenza del mondo.

Ora che sapete com’è andata a finire, facciamo un passo indietro e andiamo a vedere come tutto è iniziato…

Organizzare un evento è un casino…

Quando quella sera ci siamo visti al Sottocasa Food, io, Luca ed Enrico dovevamo parlare di tutt’altro. Lavoro, sì, ma niente che avesse a che fare con gli eventi.

È stato nell’attimo in cui l’atmosfera si è alleggerita e l’alcool ha avuto la meglio (quantomeno sulla mia persona) che il [NOME EVENTO] è venuto fuori, assumendo sin da subito una forma terribilmente affascinante.

Una volta comprese quali fossero le loro intenzioni – perché, attenzione: il [NOME EVENTO] è soprattutto roba di Luca ed Enrico – ho capito che unendo le forze avremmo potuto tirare fuori qualcosa di concreto. Qualcosa che, come dicono in Francia, se poteva fa.

Amaro e calendario alla mano, capimmo subito che, se volevamo veramente farcela, avremmo dovuto darci una mossa. L’estate, infatti, era alle porte e non è certo il periodo migliore per organizzare eventi di questo tipo.

Un po’ come fanno i giornalisti vecchio stampo quando si mettono a lavorare su un articolo, chiarito il cosa, il quando e il chi, rimanevano da definire il come e il dove.  E qui cominciarono i veri e propri dolori…

Dove lo fai se il posto non ce l’hai?

Birrerie, pub, locali da aperitivo; addirittura birrifici, in un primo momento: la scelta della location non è stata affatto semplice, specie perché, nonostante le conoscenze e gli amici, riservare un locale a Roma (o anche solo una parte) può rivelarsi estremamente costoso, nonché impegnativo.

Raccogliere le idee e creare una lista dei locali papabili ci sembrò la cosa più giusta da fare. Niente, infatti, è più di aiuto di un foglio Excel quando si tratta di incasellare e ordinare dei dati.

Il giorno dopo il nostro primo incontro, quindi, creammo un foglio di lavoro su Google Sheets, all’intero del quale cominciammo ad inserire tutti i dati sulle location a noi note: dal numero di posti disponibili all’offerta culinaria, passando per la posizione geografica e la raggiungibilità con i mezzi pubblici.

Fu durante une delle tante serate passate a rimuginare che mi venne in mente l’Ostè: in stile america diner, era vicinissimo alla Stazione Tiburtina e ne avevo recentemente conosciuto i proprietari. Il locale perfetto per una serata come il [NOME EVENTO], in quanto capiente abbastanza da ospitare una trentina di persone e con un’offerta culinaria (pasta, pulled pork, costolette) e alcolica (birra, vino, distillati) di tutto rispetto.

Insomma, anche se non avevamo ancora fatto la nostra scelta, già sapevamo che essere ospiti di Stefano e Pamela sarebbe stata la cosa migliore da fare.

Un solo evento, decine di come

Magari sembrerà un’affermazione da organizzatore in erba – cosa che sia io, sia i miei compagni di avventura siamo – ma ci sono una miriade di come ai quali bisogna rispondere quando si decide di tirare su un evento.

Come lo descrivi? Come lo promuovi? Come convinci il gestore del locale a darti fiducia? E, soprattutto, come convinci la gente a partecipare? Un sacco di come.

Inutile che vi racconti per filo e per segno le interminabili chiacchierate avute con Luca ed Enrico, ma ci sono alcuni elementi che credo meritino di essere condivisi. Volendo sintetizzarli, potremmo dire che, se il [NOME EVENTO] si è dimostrato un successo, è anche perché nella fase preparatoria abbiamo deciso di:

• Raccontare quanto stavamo facendo e come lo stavamo facendo. Quelli bravi l’avrebbero definita un’operazione di storytelling, e forse in qualche modo lo è stata. Di fatto, l’aver raccontato attraverso i Social Network cosa stavamo facendo e come lo stavamo facendo ha avuto un effetto più che positivo su chi ci ha seguito. Un po’ come se il costruire il [NOME EVENTO] fosse stato un lavoro di gruppo: io, Luca ed Enrico da una parte e tutti gli altri dall’altra, ognuno ugualmente protagonista della medesima storia.
• Dare ampio spazio all’approccio umano, al dialogo, al contatto. Il locale di Stefano e Pamela dista circa 20 minuti a piedi da casa mia. Un tiro di schioppo, in pratica. Stando così le cose, nel momento in cui abbiamo deciso di proporre loro di ospitare il [NOME EVENTO], non ho né fatto una telefonata, né scritto un messaggio su Messenger, ma li ho raggiunti al locale. Come si faceva una volta, insomma. Da quel momento in poi, sia io che gli altri ragazzi siamo tornati più volte all’Ostè e ogni serata tracorsa lì abbiamo aggiunto un pezzetto in più, fino a raggiungere un accordo soddisfacente e vantaggioso per tutti.
• Proporre una situazione informale, ma non per questo sciatta. Se avrete tempo e modo di visionare alcuni degli scatti realizzati durante la serata, sono certo che vi accorgerete del clima di rilassatezza che si respirava. Vi assicuro che non capita spesso di vedere 30 persone, molte delle quali estranee tra loro, condividere lo stesso tavolo e parlare come se si conoscessero da una vita. Questo è stato possibile perché, come detto qualche paragrafo fa, volevamo che il [NOME EVENTO] somigliasse il quanto più possibile a una serata tra smanettoni. La scelta di rinunciare alle slide, ai relatori e a tutti i tipici elementi che caratterizzano gli eventi a tema digitale ha premiato il fattore networking, tanto che gli ospiti hanno finito con il diventare i veri padroni dell’evento, dettando i tempi e le modalità di svolgimento. Il che è stato fighissimo.

Cosa rimane del [NOME EVENTO]?

A più di due settimane di distanza, del [NOME EVENTO] non rimane solo un bel ricordo, ma anche e soprattutto la soddisfazione di aver creato un’occasione di incontro incredibilmente easy, ma al tempo stesso costruttiva e fruttuosa.

Ad oggi, quando mi capita di spiare i miei contatti su Facebook, la sensazione che provo nel vedere che Tizi ha stretto amicizia con Caio e che questi discutono tra loro di Digital senza passare da me è di grande orgoglio.

E sì, so che magari non sarà bello da dire, ma il fatto di sentirsi responsabili di una, due, tre, quattro connessioni che prima non esistevano è qualcosa che ti fa sentire fiero e potente.

Non è detto che il [NOME EVENTO] non si ripeta. Anzi, sono molti quelli che chiedono di fare un bis e io, così come Luca ed Enrico, speriamo di riuscire a organizzare una seconda serata il quanto prima possibile.

Nel mentre, vi lascio ringraziando coloro che ci hanno onorato della loro presenza e partecipazione, dimostrando che il valore dell’online si misura sulla base di quanto riesce a costruire offline.